Làm việc với con người chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Thế nhưng “cái khó ló cái khôn”, luôn luôn có những bài học vô giá mà người đi trước để lại cho các thế hệ sau bí quyết để giải quyết các vấn đề khó khăn. Đối với vấn đề giao việc, mô hình SMART là một trong những mô hình nổi tiếng và hiệu quả nhất mà một nhà quản lý nào cũng cần phải nắm vững.
SMART là một từ tiếng anh, mỗi chữ cái là một nguyên lý được viết tắt. Sau đây chúng ta sẽ lần lượt đi từng nguyên lý một.
S – Specific
Bất kì điều gì giao ra cần phải rõ ràng. Sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu người khác làm một điều không đúng với ý muốn của bạn. Tất cả mọi thứ sẽ trở thành công cốc. Lãng phí tài nguyên, lãng phí cơ hội, lỡ hẹn với khách hàng, đối tác, …
Bạn cần rất rõ ràng, từng chi tiết, đặc biệt là các vấn đề dễ nhầm lẫn. Hãy đặt ra các câu hỏi quan trọng như nguyên tắc 5W (what, where, why, who và which)
M – Measurable
Phải định lượng được. Bất kì yêu cầu gì đưa ra cần phải có khả năng cân đong, đo đếm để đánh giá tình trạng của nó. Nếu không có cách đánh giá thì công việc không bao giờ có thể hoàn thành. Việc có khả năng đánh giá tình trạng công việc còn giúp tránh tình trạng
Đây là lúc các câu hỏi về How cần được đưa ra để biết được kế hoạch thực hiện công việc, cách đáng giá từng công đoạn, …
A – Attainable / Agreed / Achievable
Mục tiêu đề ra là khả thi, có thể đạt được. Một lẽ dĩ nhiên là bạn không thể cứ mơ tưởng được đi trên cung trăng rồi giao cho nhân viên của mình tìm cách chế tạo một chiếc du thuyền có khả năng bay lên mặt trăng trong vài ngày.
Công việc chỉ có thể hoàn thành và hoàn thành đúng hạn nếu các kì vọng vào nó là hiện thực, được người làm công việc đó xác nhận là có thể làm được.
R – Relevant / Realistic / Resourced / Relevant
Không có điều gì là hoàn hảo nhưng sự phù hợp nhất là thứ mà chúng ta luôn tìm kiếm. Nếu chỉ cần xong việc và không quan tâm tới tương lai, bạn có thể bỏ qua nguyên tắc này. Nếu ngược lại, bạn cần lùi lại một bước để nhìn thấy viễn cảnh xa hơn cho tổ chức, công ty khi giao một công việc.
Công việc này có phục vụ một mục tiêu chung của tổ chức, có tạo ra giá trị mà bạn đang hướng tới. Người thực hiện công việc có phải là người tốt nhất để làm công việc này? Liệu họ có đủ kiến thức và kinh nghiệm cũng như việc này có giúp họ phát triển bản thân thêm?
Chúng ta cần suy ngẫm nhiều hơn bên ngoài bản thân công việc đang cần giao.
T – Time Dependent / Time-bound
Cuối cùng mà nói, bạn cần một mốc thời gian cụ thể để nghiệm thu công việc. Việc có một cột mốc giúp người thực hiện thấy được mức độ ưu tiên, tập trung vào những vấn đề quan trọng cần làm để hoàn thành đúng kế hoạch.
Hạn mức thời gian này cần có được sự tán thành và xác thực của người thực hiện như là một thành tố của công việc được giao.
Chúc các bạn thành công trên vai trò một người quản lý.
Tham khảo
- www.therightquestions.org/delegation-authority-smart-way
- www.businessballs.com/delegation.htm
- www.marketing4u.vn/2011/07/ky-nang-uy-quyen-giao-viec-nhung-nguyen.html
- www.businessballs.com/acronyms.htm#smarter-acronym
Các từ viết tắt liên quan tới SMART: Significant, Simple, Stretching; Meaningful, Motivational, Manageable; Attainable, Achievable, Appropriate, Actionable, Ambitious, Assignable, Action-oriented; Relevant, Results-focused/oriented, Resourced, Rewarding; Time-framed/based, Timely, Timed, Timetabled, Trackable, Tangible; Evaluated, Enjoyable; Rewarded, Rewarding